电脑软体应用常识PPT常用技巧和快捷键大全

电脑软体应用常识PPT

PPT常用技巧和快捷键大全

你可能不知道的快捷键:B键:黑屏,W键:白屏,在播放的PPT中使用画笔标记:CTRL+P,擦除所画的内容:E键。

■在PPT演示文稿内同比例变换字体大小

Ctrl+[按原比例同时增大字体

Ctrl+]按原比例同时减小字体

在PPT演示文稿内复制幻灯片

要复制演示文稿中的幻灯片,请先在普通视图的「大纲」或「幻灯片」选项中,选择要复制的幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片,请在单击时按Shift

键;若不按顺序选取幻灯片,请在单击时按Ctrl键。然后在「插入」菜单上,单击「幻灯片副本」,或者直接按下「Ctrl+shift+D」组合键,则选中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。

■将幻灯片发送到word文档

1、在Powerpoint中打开演示文稿,然后在「文件」菜单上,指向「发送」,再单击「MicrosoftWord」。

2、在「将幻灯片添加到Microsoftword文档」之下,如果要将幻灯片嵌入word文档,请单击「粘贴」;如果要将幻灯片连结到word文档,请单击「粘贴连结」。如果连结文件,那么在Powerpoint中编辑这些文件时,它们也会在word文档中更新。

3、单击「确定」按钮。此时,系统将新建一个word文档,并将演示文稿复制到该文档中。如果word未启动,则系统会自动启动word。

■PPT中的自动缩略图效果

你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗?而且单击后能实现自动放大的效果,再次单击后还原。其方法是:

新建一个演示文稿,单击「插入」菜单中的「对象」命令,选择「Microsoft

powerpoint演示文稿」,在插入的演示文稿对象中插入一幅图片,将图片的大小改为演示文稿的大小,退出该对象的编辑状态,将它缩小到合适的大小,按F5键演示一下看看,是不是符合您的要求了?接下来,只须复制这个插入的演示文稿对象,更改其中的图片,并排列它们之间的位置就可以了。

■快速灵活改变图片颜色

S利用powerpoint制作演示文稿课件,插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求,剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择「显示'图片』工具栏」选项(如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作),然后点击「图片」工具栏上的「图片重新着色」按钮,在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。

■「保存」特殊字体

为了获得好的效果,人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体,可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时,这些字体变成了普通字体,甚至还因字体而导致格式变得不整齐,严重影响演示效果。

在powerpoint中,执行「文件-另存为」,在对话框中点击「工具」按钮,在下拉菜单中选择「保存选项」,在弹出其对话框中选中「嵌入TrueType字体」项,然后根据需要选择「只嵌入所用字符」或「嵌入所有字符」项,最后点击「确定」按钮保存该文件即可。

■利用组合键生成内容简介

我们在用powerpoint2003制作演示文稿时,通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来,把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中,让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作,实在有点麻烦,其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片,接着按下alt+shift+s即可。

■演示文稿中的图片随时更新

在制作演示文稿中,如果想要在其中插入图片,执行「插入-图片-来自文件」,然后打开「插入图片」窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后,可以点击窗口右侧的「插入」按钮,在出现的下拉列表中选「连结文件」项,点击确定。这样一来,往后只要在系统中对插入图片进行了修改,那么在演示文稿中的图片也会自动更新,免除了重复修改的麻烦。

快速调用其他PPT

在进行演示文档的制作时,需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片,如果能够快速复制到当前的幻灯片中,将会给工作带来极大的便利。

在幻灯片选项卡时,使光标置于需要复制幻灯片的位置,选择「菜单」中的「幻灯片(从文件)」命令,在打开的「幻灯片搜索器」对话框中进行设置。

通过「浏览」选择需要复制的幻灯片文件,使它出现在「选定幻灯片」列表框中。选中需要插入的幻灯片,单击「插入」,如果需要插入列表中所有的幻灯片,直接点击「全部插入」即可。这样,其他文档中的幻灯片就为我们所用了。

■快速定位幻灯片

在播放powerpoint演示文稿时,如果要快进到或退回到第5张幻灯片,可以这样实现:按下数字5键,再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片,还有另外一个方法:同时按下滑鼠左右键并停留2秒钟以上。

利用剪贴画寻找免费图片:

当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时,经常需要寻找图片来作为铺助素材,其实这个时候用不着登录网站去搜索,直接在「剪贴画」中就能搞定。方法如下:插入-图片-剪贴画,找到「搜索文字」一栏并键入所寻找图片的关键词,然后在「搜索范围」下拉列表中选择「Web收藏集」,单击「搜索」即可。这样一来,所搜到的都是微软提供的免费图片,不涉及任何版权事宜,大家可以放心使用。

■制作滚动文本

在powerpoint中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下:视图-工具栏-控制项箱,打开控制项工具箱,点击「文字框」选项,插入

「文字框」控制项,然后在幻灯片编辑区按住滑鼠左键拖拉出一个文本框,并根据版面来调整它的位置和大小。接着在「文字框」上右击滑鼠,选择快捷菜单中的「属性」命令,弹出「文字框」属性窗口,在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。

设置好后右击「文字框」,选择「文字框对象」中的「编辑」命令,这时就可以进行文字的输入,文本编辑完之后,在文字框外任意处单击滑鼠,即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。

突破20次的撤消极限

Powerpoint的「撤消」功能为文稿编辑提供了很大方便。但powerpoint默认的操作次数却只有20次。执行「工具-选择」,击「编辑」标签卡,在「最多可取消操作数」中设置你需要的次数即可。不过要注意,powerpoint撤消操作次数限制最多为150次。

利用画笔来做标记

利用powerpoint2003放映幻灯片时,为了让效果更直观,有时我们需要现场在幻灯片上做些标记,这时该怎么办?在打开的演示文稿中单击滑鼠右键,然后依次选择「指针选项-绘图」即可,这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了,用完后,按ESC键便可退出。

■快速调节文字大小

在powerpoint中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好,一般情况是通过选择字体字号加以解决,其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按ctrl+]是放大文字,ctrl+[是缩小文字。

■计算字数和段落

执行「文件-属性」,在其对话框中选「统计」选项卡,该文件的各种数据,包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。

■轻松隐藏部分幻灯片

对于制作好的powerpoint幻灯片,如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来,我们可以将它隐藏。方法是:在普通视图下,在左侧的窗口中,按Ctrl,分别点击要隐藏的幻灯片,点击滑鼠右键弹出菜单选「隐藏幻灯片」。如果想取消隐藏,只要选中相应的幻灯片,再进行一次上面的操作即可。

■将图片文件用作项目符号

一般情况下,我们使用的项目符号都是1、2、3,a、b、c之类的。其实,我们还可以将图片文件作为项目符号,美化自己的幻灯片。首先选择要添加图片项目符号的文本或列表。点击「格式-项目符号和编号」,在「项目符号项」选项卡中单击「图片」,调出剪辑管理器,你就可以选择图片项目符号。在「图片项目符号」对话框中,单击一张图片,再单击确定。

对象也用格式刷

在powerpoint中,想制作出具有相同格式的文本框(比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等),可以在设置好其中一个以后,选中它,点击「常用」工具栏中的「格式刷」工具,然后单击其它的文本框。如果有多个文本框,只要双击「格式刷」工具,再连续「刷」多个对象。完成操作后,再次单击

「格式刷」就可以了。其实,不光文本框,其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。

幻灯片放映时让滑鼠不出现Powerpoint幻灯片在放映时,有时我们需要对滑鼠指针加以控制,让它一直隐藏。方法是:放映幻灯片,单击右键,在弹出的快捷菜单中选择「指针选项-箭头选项」,然后单击「永远隐藏」,就可以让滑鼠指针无影无踪了。如果需要「唤回」指针,则点击此项菜单中的「可见」命令。如果你点击了「自动」(默认选项),则将在滑鼠停止移动3秒后自动隐藏滑鼠指针,直到再次移动滑鼠时才会出现。

■改变连结文字的默认颜色

Powerpoint2003中如果对文字做了超连结或动作设置,那么powerpoint会给它一个默认的文字颜色和单击后的文字颜色。但这种颜色可能与咱们预设的背景色很不协调,想更改吗?那么可以点击菜单命令「格式-幻灯片设计」,在打开的「幻灯片设计」任务窗格下方的「编辑配色方案…」。在弹出的

「编辑配色方案」对话框中,点击「自定义」选项卡,然后就可以对超连结或已访问的超连结文字颜色进行相应的调整了。

■快速切换输入法

大家知道在excel中通过设置可以方便地切换输入法,难道在powerpoint中就没有这样的功能吗?事实上是有这种功能的:单击「工具」菜单中的「选项」命令,切换到「编辑」选项卡,选中「』自动键盘』切换」复选框,单击确定即可。该设置对已有文件的编辑非常方便,但在编辑新文件时却起不了多大的作用。

■巧用文字环绕方式

在Powerpoint/2003中,我们在插入剪贴画之后可以将它自由旋转,但在word2003中将剪贴画插入后却不可以这样旋转。其实,我们只须选中插入的剪贴画,然后在出现的「图片」工具栏中点击「文字环绕」按钮,在弹出的文字环绕方式中选择除「嵌入型」以外的其它任意一种环绕方式,该剪贴画就可以进行自由旋转了。此外,如果我们先在Powerpoint中插入剪贴画,然后将它剪切到word中,也可以直接将它进行自由旋转。

■快速选择多个对象

在powerpoint2003中,如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易,特别是它们又位于叠放次序下层的时候,更是如此。不过,我们可以点击

「绘图」工具栏右侧的三角箭头(工具栏选项),依次指向「添加或删除按钮-绘图」,然后选中「选中多个对象」,将它添加到「绘图」工具栏中,点击它,会打开「选择多个对象」对话框。我们只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。这个按钮的添加也可以这么做:点击菜单命令「工具-自定义」,在打开的对话框中点击「命令」选项卡,然后在「类别」中选「绘图」,在「命令」栏中选择「选中多个对象」,将它拖至工具栏的任意位置。

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打造多彩公式

在powerpoint中也可以使用公式编辑器插入公式。但默认的公式都是黑颜色的,与我们演示文稿的背景很不协调。其实,我们可以选中编辑好的公式,然后点击右键,在弹出的快捷菜单中选择「显示'图片』工具栏」命令。再点击「图片」工具栏中的「图片重新着色」按钮,就可以在打开的对话框中为公式指定其他的任意颜色了。

■灵活设置背景

大家可以希望某些幻灯片和母版不一样,比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入「格式」菜单,然后选择「背景」,选择「忽略母版背景图形」选项之后,你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。

防止被修改

在powerpoint中点击「工具-选项-安全性」,然后设置「修改权限密码」即可防止PPT文档被人修改。另外,还可以将PPT存为PPS格式,这样双击文件后可以直接播放幻灯片。

看看powerpoint的特殊播放模式

播放PPT文档时,点击Powerpoint的「幻灯片放映」菜单中的「观看幻灯片」将启动默认的全屏放映模式,这时必须使用「Alt+Tab」或「Alt+Esc」组合键才能与其他窗口切换。如果在播放幻灯片时,按住Alt键不放,依次按下「D」、「V」键激活播放操作,就可以让幻灯片放映模式变成一个带标题栏和菜单栏的普通窗口形式,操作起来就方便多了。

去掉连结文字的下划线

向PPT文档中插入一个文本框,在文本框输入文字后,选中整个文本框,设置文本框的超连结。这样在播放幻灯片时就看不到连结文字的下划线了。

■窗口模式下播放PPT

在按住Alt键不放的同时,依次按D和V键即可。这个时候就可在窗口模式下播放PPT了。

一次性展开全部菜单

由于工作的关系,经常使用powerpoint发现它的菜单很是麻烦,想全部展开所有菜单项,必须单击菜单中向下的双箭头。后来打开「工具-自定义」,单击「选项」选项卡,选定「始终显示整个菜单」复选框,再单击「关闭」按钮就可以一次性展开全部菜单了。

巧用键盘铺助定位对象

在PPT中有时候用滑鼠定位对象不太准确,按住Shift键的同时用滑鼠水平或竖直移动对象,可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象,可以精确到像素点的级别。

巧让多对象排列整齐

在某幻灯片上插入了多个对象,如果希望快速让它们排列整齐,按住Ctrl键,依次单击需要排列的对象,再选择「绘图-对齐或分布」,最后在排列方式列表中任选一种合适的排列方式就可实现多个对象间隔均匀的整齐排列。

列印清晰可读的PPT文档

通常PPT文稿被大家编辑得图文声色并茂,但若把这样的演示文稿用黑白印表机列印出来,可读性就较差。以下的方法,可以让你用黑白印表机列印出清晰可读的演示文稿:

首先点击「工具-选项」命令,单击「列印」选项卡,在「此文档的默认列印设置」标题下,单击「使用下列列印设置」,然后在「颜色/灰度」框中,单击「纯黑白」。

确定后在「颜色/灰度」框中选择「灰度」模式是在黑白印表机上列印彩色幻灯片的最佳模式,此时将以不同灰度显示不同彩色格式;选择「纯黑白」模式则将大部分灰色阴影更改为黑色或白色,可用于列印草稿或清晰可读的演讲者备註和讲义;选择「颜色」模式则可以列印彩色演示文稿,或列印到文件并将颜色信息存储在*.prn文件中。当选择「颜色」模式时,如果印表机为黑白印表机,则列印时使用「灰度」模式。

■将声音文件无限制打包到PPT文件中

幻灯片打包后可以到没有安装PPT的电脑中运行,如果连结了声音文件,则默认将小于100KB的声音素材打包到PPT文件中,而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到PPT文件中。方法是:单击「工具-选项-常规」,将「连结声音文件不小于100KB」改大一点,如「50000KB」(最大值)就可以了。

PPT编辑放映两不误

能不能一边播放幻灯片,一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢?答案是肯定的,只须按住Ctrl不放,单击「幻灯片放映」菜单中的「观看放映」就可以了,此时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时,演示窗口会最小化,修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了。

■将PPT演示文稿保存为图片

大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为「Web页」可以将幻灯片中的所有图片保存下来,如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作呢?

打开要保存为图片的演示文稿,单击「文件-另存为」,将保存的文件类型选择为「JPEG文件交换格式」,单击「保存」按钮,此时系统会询问用户「想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片?」,根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。

PPT图表也能用动画展示

Powerpoint中的图表是一个完整的图形,如何将图表中的各个部分分别用动画展示出来了呢?其实只须右击图表,选择「组合」中的「取消组合」就可以将图表拆分开来了,接下来就可以对图表中的每个部分分别设置动作。

PPT中视图巧切换

当你点击「普通视图」按钮时如果按下Shift键就可以切换到「幻灯片母版视图」;再点击一次「普通视图」按钮(不按shift键)则可以切换回来。而如果点击「幻灯片浏览视图」按钮时,按下shift键就可以切换到「讲义母版视图」。

隐藏重叠的图片

如果在幻灯片中插入很多精美的图片,在编辑的时候将不可避免地重叠在一起,妨碍我们工作,怎样让它们暂时消失呢?方法如下

首先单击「开始」选项卡,找到「编辑」功能组,再点击「选择→选择窗格」,在工作区域的右侧会出现「选择和可见性」窗格。在此窗格中,列出了所有当前幻灯片上的「形状」,并且在每个「形状」右侧都有一个「眼睛」的图标,单击想隐藏的「形状」右侧的「眼睛」图标,就可以把档住视线的「形状」隐藏起来了。

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Ctrl+A选择全部对象或幻灯片

Ctrl+B应用(解除)文本加粗

Ctrl+C复制

Ctrl+D生成对象或幻灯片的副本

Ctrl+E段落居中对齐

Ctrl+F激活「查找」对话框

Ctrl+G激活「网格线和参考线」对话框

Ctrl+H激活「替换」对话框

Ctrl+I应用(解除)文本倾斜

Ctrl+J段落两端对齐

Ctrl+K插入超连结

Ctrl+L段落左对齐

Ctrl+M插入新幻灯片

Ctrl+N生成新PPT文件

Ctrl+O打开PPT文件

Ctrl+P打开「列印」对话框

Ctrl+Q关闭程序

Ctrl+R段落右对齐

Ctrl+S保存当前文件

Ctrl+T激活「字体」对话框

Ctrl+U应用(解除)文本下划线

Ctrl+V粘贴

Ctrl+W关闭当前文件

Ctrl+X剪切

Ctrl+Y重复最后操作

Ctrl+Z撤销操作

Ctrl+F4关闭程序

Ctrl+F5还原当前演示窗口大小

Ctrl+F6移动到下一个窗口

Ctrl+F9最小化当前演示文件窗口

Ctrl+F10最大化当前演示文件窗口

Ctrl+Shift+C复制对象格式

Ctrl+Shift+V粘贴对象格式

Ctrl+Shift+F更改字体

Ctrl+Shift+P更改字号

Ctrl+Shift+G组合对象

Ctrl+Shift+H解除组合

Ctrl+Shift+""减小字号

Ctrl+"="将文本更改为下标(自动调整间距)

Ctrl+Shift+"="将文本更改为上标(自动调整间距)

Ctrl+Shift+"幻灯片放映"激活「设置放映方式」对话框

Ctrl+Shift+"幻灯片浏览视图"显示大纲模式

Ctrl+Shift+"普通视图"幻灯片视图

Alt+F5还原PPT程序窗口大小

Alt+F10最大化PPT程序窗口

Alt+F9显示(隐藏)参考线

Alt+R+G组合对象

Alt+R+U取消组合

Alt+R+R+T置于顶层

Alt+R+R+K置于底层

Alt+R+R+F上移一层

Alt+R+R+B下移一层

Alt+R+A+L左对齐

Alt+R+A+R右对齐

Alt+R+A+T顶端对齐

Alt+R+A+B底端对齐

Alt+R+A+C水平居中

Alt+R+A+M垂直居中

Alt+R+A+H横向分布

Alt+R+A+V纵向分布

Alt+R+P+L向左旋转

Alt+R+P+R向右旋转

Alt+R+P+H水平翻转

Alt+R+P+V垂直翻转

Alt+I+P+F插入图片

Alt+V+Z放大(缩小)

Alt+S幻灯片设计

Alt+N幻灯片布局

Alt+U图形

Shift+F3更改字母大小写

Shift+F4重复最后一次查找

Shift+F5从当前幻灯片开始放映

Shift+F9显示(隐藏)网格线

Shift+F10显示右键快捷菜单

F2在图形和图形内文本间切换

F4重复最后一次操作

F5开始放映幻灯片

F12执行「另存为」命令

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